Come gestire i tempi in riunione

Estratto dal videocorso “Riunioni Efficaci”

Corsista

“Domanda: se sono io che sto portando avanti l’argomento e vedo che sono molto indietro, non riuscirò mai a rispettare i tempi, come si può fare a risolvere questo…”.

Paolo

“Guarda, questa cosa si risolve a monte. Io se so che ho venti minuti per fare il mio intervento bisogna che mi prepari a dire quello che devo dire in venti minuti. Poi diventano 22? Ci gestiremo, non sarà la morte di nessuno, ma molto indietro mi fa pensare che ho 20 slide e quando sono passati diciotto minuti sono alla numero due.
Hei, già me ne potevo accorgere ai dieci minuti che ero alla numero uno. Ma forse me ne dovevo accorgere a casa mia che quelle venti slide lì le provi un po’.
Io ci sono dei temi nei quali dico che potrei parlare appeso a testa in giù con la testa sott’acqua. Va bene. Sono anni che ne parlo, ne parlo trenta volte all’anno, ammetterai che dopo trecento volte li riesco a gestire così. Li allungo li accorcio, li alzo, faccio quel che voglio. Ci sono temi, situazioni, dove mi metto lì e devo cronometrare perché io sono il primo a non sapere come funziona. Ale lo sa perché l’abbiamo fatta molte volte insieme, anche con Francesca, mi sono messo lì e mi sono chiesto, ma quanto ci vuole a fare questa roba? Boh. Lo devo sapere, sennò può darsi che succeda quella roba lì”.

Corsista

“E’ un errore di programmazione iniziale”.

Paolo

“Sì è un lavoro di programmazione. Poi, oh, ogni cosa ha il suo costo. Cosa mi costa a me stare nei tempi? Non lo so, quanto ti costa non starci?
Se non starci ti costa zero perché la gente comunque è contenta di starti ad ascoltare che siano cinque minuti o che siano centocinquantacinque finito. Se ti costa nel senso che poi la gente non ti ascolta, va via, si incazza e tutta una fila di robe, hei, vuol dire che ti devi prendere il tempo per stare nei tuoi tempi, così da essere efficace dopo”.

Corsista

“Se sono al Duca D’Aosta e mi costa trecento euro all’ora in più faccio già qualche considerazione”.

Paolo

“Sì, guarda, è il minore dei costi quello lì, in realtà per come la vedo io. Perché il maggiore dei costi è sempre sulle persone, perché quando hai perso la credibilità nei confronti delle persone, altro che trecento euro. Ovvio che la credibilità ce la giochiamo per minchiate. Il timing è un aspetto fondamentale perché non sempre ci rendiamo conto che è l’unico metro sul quale la gente ci può misurare di sicuro“.