una case history

Il punto di partenza:

lo studio commerciale ha 5 impiegate e un titolare dottore commercialista. Il titolare mi chiama perché desidera distribuire meglio il lavoro, in quanto lamenta di essere sobbarcato di lavoro, mentre le impiegate sono “sotto utilizzate”. Immediatamente ammette come suo punto debole il “controllo”. Una frase esattamente riportata è: “sono troppo buono, loro (le impiegate) fanno quello che gli pare”

Il percorso:

FASE 1: CONOSCENZA RECIPROCA: il lavoro è cominciato con un breve incontro con ogni impiegata dello studio, con l’obiettivo di conoscere il loro punto di vista sullo studio, sul loro capo, su di loro.

FASE 2: RENDIAMOCI LIBERI DI MIGLIORARE.

Abbiamo fatto 2 incontri di 4 ore l’uno, focalizzati sui contenuti, riguardanti la comunicazione efficace, la gestione del proprio stato d’animo. In questi incontri l’obiettivo è stato principalmente quello di far capire a tutti che i limiti che abbiamo sono quelli che ci siamo dati, che abbiamo più risorse di quelle che pensiamo di avere, e che è possibile e anche divertente ottenere risultati migliori con meno stress.

FASE 3: OPERATIVITA’ QUOTIDIANA. In questa fase abbiamo valutato i metodi di lavoro utilizzati e proposto nuovi schemi per la gestione del tempo, del rapporto con le colleghe, l’organizzazione dell’ufficio.

FASE 4: COSA ANCORA SI PUO’ MIGLIORARE E COME INTENDO FARLO?

Sapere cosa si può fare e come farlo non significa già saperlo fare, la parte mancante riguarda le nuove (e più efficaci) abitudini da acquisire, i vecchi schemi da abbandonare.

Gli incontri di follow up sono stati 5, uno al mese circa di 1 o 2 ore l’uno.

In ogni incontro dopo un breve esame di cosa aveva funzionato meglio e cosa ancora poteva essere migliorato, si verificavano gli impegni presi nei confronti dei colleghi la volta precedente.

Per ogni persona si proponevano strumenti di supporto, stimolando in ognuno la capacità di cogliere le proprie risorse e di farle emergere. Ogni incontro termina con gli impegni presi da ciascuno per essere sempre più efficaci ed efficienti.

Il punto di arrivo:

dopo questo percorso di nuovo incontro una ad una le impiegate, e questi sono i loro commenti:

“Adesso c’è più organizzazione” … “so che sono io che devo migliorarmi” … “c’è più collaborazione tra di noi” … “adesso abbiamo indicazioni più precise dal capo, le riunioni che facciamo tra di noi ci fanno crescere, confrontandoci sui problemi” … “si lavora meglio, c’è più collaborazione”… “ci sono scadenze precise, e tutto fluisce meglio” … “è cambiato l’atteggiamento tra di noi, se hai bisogno trovi disponibilità, collaboriamo bene” … “anche al telefono ora siamo bravissime” … “è diverso anche l’approccio nei confronti del cliente che entra, che viene accolto e non visto come ‘un’interruzione del nostro lavoro’” … “L’ambiente è più positivo, più organizzato, c’è più collaborazione tra noi, ‘il capo fa il capo’”

…e il commento del “capo”: “adesso sappiamo bene cosa fare e sappiamo come tenerlo monitorato, abbiamo più consapevolezza, non ci sono scuse da parte di nessuno, sappiamo collaborare e sappiamo che dipende solo da noi, che noi possiamo fare la differenza, che dal nostro impegno dipendono i risultati, non è che le cose si fanno da sole, ma sappiamo come muoverci e abbiamo impostato un metodo che ci aiuta”